Die Finanzen im Griff: Abrechnungsmanagement als Herzstück der modernen Arztpraxis

Herzlich willkommen zum Blick hinter die Kulissen der Praxisverwaltung! Kaum ein Bereich ist so entscheidend für den wirtschaftlichen Erfolg einer Arztpraxis wie das Abrechnungsmanagement. Viele sehen darin nur eine lästige Pflicht – dabei ist es die direkte Steuerung der Einnahmen und damit das Fundament für Investitionen, Gehälter und eine qualitativ hochwertige Patientenversorgung.

Eine lückenhafte oder fehlerhafte Abrechnung kostet nicht nur Geld, sondern auch Zeit und Nerven. Es ist daher kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit, die Umsetzung dieses Bereichs systematisch und professionell anzugehen.

1. Die Basis schaffen: Grundlagen und Wissen
   Die erste Herausforderung ist die Komplexität. Die Gebührenordnung des EBM für Kassenleistungen ist ein dynamisches Werk, es unterliegt ständigen Anpassungen. Die Gebührenordnung für Ärzte – GOÄ erfasst die Privatleistungen die letzte Neufassung erstand 1982, eine Novellierung erfolgte 1992/ 2023, seitdem gab es keine Erneuerung. Die neue GOÄ wurde als Entwurf im Mai 2025 an das Bundesgesundheitsministerium vorgelegt, eine Umsetzung zum jetzigen Zeitpunkt wird frühesten 2027 erwartet.

• Fundiertes Wissen: Das Kernstück eines funktionierenden Abrechnungsmanagements ist das aktuelle Wissen über die relevanten Ziffern, Ausschlüsse und Kombinationsmöglichkeiten. Es reicht nicht aus, nur die häufigsten Leistungen abzurechnen; es müssen auch die Zuschläge, Pauschalen und seltene Ziffern bekannt sein, die die tatsächliche Leistung in der eigenen Arztpraxis widerspiegeln.
• Interne Schulung: Die stetige Weiterbildung der zuständigen Mitarbeiter, insbesondere der Medizinischen Fachangestellten (MFA), ist unerlässlich. Investitionen in Schulungen sind keine Kosten, sondern eine Investion für die eigene Arztpraxis.

2. Die Fehlerquellen eliminieren: Prozessoptimierung
   Der menschliche Fehler ist die häufigste Ursache für Honorarverluste. Die Umsetzung eines schlanken, fehlerresistenten Prozesses ist entscheidend.

• Protokollierung am Behandlungstag: Die korrekte Dokumentation muss zeitnah zur Leistungserbringung erfolgen, idealerweise direkt im Behandlungsraum. Je länger der zeitliche Abstand, desto höher die Fehlerquote.
• Doppelte Kontrolle: Die Abrechnung sollte nie nur von einer Person geprüft werden. Die Implementierung einer „Vier-Augen-Kontrolle“ oder die Nutzung automatisierter Prüfsoftware kann Diskrepanzen und Fehlziffern frühzeitig aufdecken.
• Regelmäßige Audits: Interne oder externe Überprüfungen der Abrechnungsdaten (z.B. quartalsweise) helfen dabei, systematische Fehler in der Praxissoftware oder in den Abläufen zu erkennen.

3. Die Digitalisierung nutzen: Software und Automatisierung
   Die moderne Praxissoftware ist weit mehr als nur ein Dokumentationswerkzeug. Sie ist der Schlüssel zur Effizienz.

• Software-Checks: Die Abrechnungsmodule der Praxissoftware müssen optimal konfiguriert und regelmäßig aktualisiert werden. Das Ignorieren von Updates oder das Verwenden von veralteter Software ist ein großes Risiko.
• Diktatfunktionen und Kürzel: Die Nutzung von Spracherkennung oder standardisierten Textbausteinen in der Dokumentation spart Zeit und stellt sicher, dass die leistungsrelevante Dokumentation nicht vergessen wird.
• Digitales Schnittstellenmanagement: Die reibungslose Übertragung von Daten zwischen Geräten, Labor, Radiologie und der eigenen Software ist essenziell, um abrechnungsrelevante Befunde nicht zu übersehen.

4. Erfolgsmessung: Kennzahlen im Blick behalten
   Abrechnungsmanagement ist auch Controlling. Um den Erfolg zu messen und Lücken zu identifizieren, müssen Kennzahlen überwacht werden.

• Umsatz pro Fall (Fallwert): Ein sinkender Fallwert kann auf nicht abgerechnete Leistungen hinweisen.
• Honorarquote: Der Vergleich der abgerechneten Honorare mit dem Fachgruppendurchschnitt zeigt, ob die Praxis ihr wirtschaftliches Potenzial ausschöpft.
• Anzahl der Rückläufer: Eine hohe Zahl von Kürzungsbescheiden oder Rückfragen der KV ist ein Indikator für mangelnde Dokumentations- oder Abrechnungsqualität.

5. Die strategische Entscheidung: Intern oder Extern?
   Viele Praxisinhaber stehen vor der Frage: Soll die Abrechnung intern im Team oder extern durch Spezialisten erfolgen?

• Interne Abrechnung: Bietet maximale Kontrolle und Nähe zum Behandlungsprozess. Erfordert, aber ein hohe Wissen, sowie Investitionen in Personal und Schulungen und macht die Praxis anfällig für krankheitsbedingte Ausfälle.
• Externe Abrechnung: Die Auslagerung an einen Dienstleister reduziert den Personalaufwand und gewährleistet, dass das Honorarwissen stets aktuell ist. Das Management hat mehr Zeit für die Patientenversorgung und das Personalmanagement. Dieser Weg bietet sich oft an, wenn keine interne Expertin vorhanden ist.

Fazit:

Das Abrechnungsmanagement ist keine Nebentätigkeit, sondern ein profit-relevanter Kernprozess. Die systematische Umsetzung der Grundlagen, die Prozessoptimierung und die Nutzung externer Expertise, wo nötig, schaffen die notwendige Planungssicherheit und finanzielle Stabilität für die moderne Arztpraxis. Hier liegt der Schlüssel zur Steigerung der Liquidität und zur langfristigen Sicherung der Versorgungsqualität.

Ihr strategischer nächster Schritt: Vom Wissen zur Umsetzung

Sie haben nun die fünf Säulen eines erfolgreichen Abrechnungsmanagements kennengelernt: Fundiertes Wissen, schlanke Prozesse, Digitalisierung, klare Kennzahlen und die strategische Entscheidung Intern vs. Extern.

Der Sprung von der Theorie in die fehlerfreie, honoraroptimierte Praxis ist jedoch oft die größte Hürde. Es ist zeitaufwendig, das gesamte Team auf den neuesten Stand der EBM/GOÄ-Änderungen zu bringen und gleichzeitig die quartalsweise interne Prüfung lückenlos zu gewährleisten.

Nutzen Sie die Expertise externer Spezialisten, um Ihr volles Honorarpotenzial zu sichern, ohne interne Kapazitäten zu binden.

• Sind Ihre Fallwerte im Vergleich zum Fachgruppendurchschnitt optimal?
• Könnten die aktuellen EBM-Updates in Ihrer Praxis bereits zu Honorarverlusten führen?
• Wünschen Sie eine unverbindliche Analyse Ihrer Abrechnungs- und Dokumentationsprozesse?

Handeln Sie jetzt und schaffen Sie finanzielle Planungssicherheit.

Kontaktieren Sie uns für eine kostenlose, erste Potenzialanalyse Ihrer aktuellen Abrechnungssituation. Wir zeigen Ihnen auf, wie Sie systematische Fehlerquellen eliminieren und durch professionelles Management nachhaltig mehr Liquidität für Ihre Praxis gewinnen können.